План - отчёт - прогноз - или отчёт - план - прогноз + процедура коррекции

Предыстория - не особенно краткая, зато из жизни.

По результатам сегодняшнего квартального отчёта подразделений организации выяснилось, что некоторые из них планы исполнили не в полном объёме, с оговорками. На самом совещании мысль о необходимости периодического пересмотра и внесения изменений в планы не звучала, хотя механизм осуществления этого в организации был когда-то создан, и вроде бы даже опыт его использования имеется (но, как водится, остался неопубликованным).

По окончании Хурала технический директор вызвал к себе руководителя отдела, руководителя управления и вашего покорного слугу и поделился с ними своим видением сложившейся ситуации, поставил ряд задач и обозначил сроки. Ответственные вслух названы не были, шефу это замечательно удаётся делать с помощью серии выразительных взглядов, бросаемых на исполнителя по мере озвучивания задач.

По окончании оперативного совещания руководитель управления в нашей комнате кратко повторил его тезисы. Это вызвало к жизни оживлённую дискуссию одного из коллег с сотрудниками смежного отдела, которая плавно переместилась за стол нового сотрудника, под руководством этого коллеги пытающегося создать систему коллаборации и отслеживания исполнения задач.

Дискуссия, в ходе которой новых идей не прозвучало, через некоторое время окончилась, решений в итоге принято не было. Обмен мнениями свёлся к следующему: давайте поставим квартальные задачи и будем разбавлять их текучкой; сроки? - можно, но не обязательно.

Поскольку подобные мнения я слышу не в первый раз, мы с коллегой из другого отдела решили зайти с конца. А именно: попробовать отчитываться друг перед другом, используя простую табличку в Excel-е. Это проще при обкатке формы, для оценки потенциала жизнеспособности этой затеи. По итогам пробной эксплуатации - до конца этой недели я отправляю ежедневные отчёты коллеге, в понедельник он сводит в еженедельный отчёт, мы кратко обсуждаем замечания, после чего на следующей неделе мы меняемся местами (что не означает, что я прекращаю вести свою отчётность).

По окончании второй недели мы решаем, исходя из отчётности, как мы будем планировать и на какой срок. Ну и наконец, спустя месяц мы пытаемся обрисовать классы задач и дать примерные оценки сроков их выполнения, исходя из текущей загрузки.

Затея несколько наивная, однако замечательна тем, что создаёт «доказательную базу», представляет собой эволюционный подход в действии, структура которого может служить прообразом процедуры оперативного планирования в рамках управления, коль скоро руководство не спешит озадачиться созданием собственной.